Dans cette période de belle neige et de célébrations chaleureuses, nous aimerions prendre un moment pour vous témoigner notre reconnaissance pour la confiance que vous nous avez accordée tout au long de l’année.

De la part de toute l’équipe, nous vous souhaitons de passer un très heureux temps des Fêtes et c’est avec grand plaisir que nous mobiliserons tous nos efforts afin de s’assurer que la prochaine année soit un véritable succès pour votre organisation.

Horaire des fêtes

Décembre
24 : service d’appel d’urgence seulement
25 : service d’appel d’urgence seulement
26 : service d’appel d’urgence seulement
27 : soutien téléphonique à taux majoré de 8h30 à 12h00 et 13h00 à 17h00
28 : soutien téléphonique à taux majoré de 8h30 à 12h00 et 13h00 à 17h00
29 : soutien téléphonique à taux majoré de 8h30 à 12h00 et 13h00 à 17h00
30 : soutien téléphonique à taux majoré de 8h30 à 12h00 et 13h00 à 17h00
31 : service d’appel d’urgence seulement

Janvier
1 : service d’appel d’urgence seulement
2 : service d’appel d’urgence seulement
3 : retour au service régulier

Parce que nous avons à cœur que votre organisation soit bien préparée pour la période des fêtes, nous vous avons préparé cette liste de 6 actions essentielles pour gérer l’horaire des Fêtes de votre organisation.

Microsoft a annoncé plusieurs modifications importantes relativement au support d’Office qui entreront en vigueur le 13 octobre 2020.

Si vous avez déjà un abonnement Microsoft 365 (anciennement Office 365) ou que vos licences sont toutes passées à Office 2019, vous n’êtes pas affectés par ces modifications et vous pouvez ignorer le contenu de cet article. Par contre, si vous utilisez Office 2010, 2013 ou 2016, nous vous recommandons d’entreprendre une des 3 options ci-dessous, listées en ordre de désirabilité.

OPTION #1
ABONNEMENT MICROSOFT 365

En optant pour un abonnement mensuel à Microsoft 365, vous obtenez plusieurs avantages :

• Ajustez votre nombre de licences en cours d’abonnement et ne payez que pour les licences actives;
• Téléchargez les plus récentes mises à jour des produits Office tout au long de votre abonnement;
• Accès aux versions web de Word, Excel, PowerPoint et OneNote;
• Accès aux versions mobiles de Word, Excel, PowerPoint et OneNote utilisables sur jusqu’à 5 appareils mobiles ou tablettes;
• Accès aux versions complètes d’Outlook, Word, Excel, PowerPoint et OneNote sur jusqu’à 5 PC/Mac*1;
• 1 To d’espace de stockage en ligne OneDrive par utilisateur;
• Hébergement de courrier Exchange Online avec une boîte aux lettres de 50 Go par utilisateur et accès aux versions Web et mobile d’Outlook*2;
• Protégez votre messagerie des e-mails indésirables, des programmes malveillants et des menaces connues avec Exchange Online Protection*2;
• Clavardage, réunions en ligne, appels vidéo et voix sur IP avec un maximum de 250 participants avec Microsoft Teams*2;
• Créez des sites d’équipe pour partager des informations, du contenu et des fichiers via votre intranet à l’aide de SharePoint Online*2.

*1 sauf avec l’abonnement Microsoft 365 Business Basic;
*2 sauf avec les abonnements Microsoft 365 Apps for business et Microsoft 365 Apps for enterprise qui n’incluent pas les services en ligne à l’exception de OneDrive.

OPTION #2
LICENCE OFFICE 2019

Vous ne souhaitez pas vous abonner à Microsoft 365 ou vous préférez effectuer un paiement unique pour acquérir une version déterminée à long terme?

En passant à Office 2019, vous continuerez d’avoir accès à l’ensemble des fonctionnalités de vos applications Office et de leur connectivité aux services Office 365 selon le cycle de vie prévu par Microsoft. La fin du support standard et de la connectivité aux services Office 365 étant annoncée pour octobre 2023.

OPTION #3
APPLIQUER LES MISES À JOUR DISPONIBLES ET ESPÉRER POUR LE MIEUX

Vous ne souhaitez pas vous abonner à Microsoft 365 ni acquérir de licence Office 2019?

En appliquant toutes les mises à jour Office disponibles, vous vous assurerez d’obtenir le maximum de ce qui est encore actuellement possible. Même si Microsoft n’a pas annoncé de blocage explicite de la connectivité au service Office 365 pour les anciennes versions d’Office, ceux-ci sont mis à jour régulièrement et le maintien du fonctionnement de ces versions ne sera plus considéré lors des futures évolutions de ces services.

Vous pouvez vous croiser les doigts et espérer pour le mieux, mais dans ce contexte, une dégradation des performances ou une interruption soudaine de la connectivité aux services est éventuellement à prévoir, même sans modification de votre part.

DÉTAIL DES MODIFICATIONS AU SUPPORT DES VERSIONS D’OFFICE

OFFICE 2010

Fin des mises à jour de sécurité étendues et du support de la connectivité aux services Office 365 :

• Aucune nouvelle mise à jour de sécurité;
• Aucune nouvelle mise à jour non liée à la sécurité;
• Aucune mise à jour du contenu technique en ligne;
• Fin de l’assistance offerte par Microsoft, autant gratuite que payante;
• La connectivité aux services Office 365 n’est plus officiellement supportée (Exchange Online, Sharepoint Online, OneDrive, etc.)

OFFICE 2013

Avril 2018 – Fin du support standard :

• Les nouvelles mises à jour de sécurité demeurent gratuites;
• Les nouvelles mises à jour non liées à la sécurité doivent être payées;
• Toute assistance de la part de Microsoft est payante.

Octobre 2020 – Fin du support de la connectivité aux services Office 365 :

• La connectivité aux services Office 365 n’est plus officiellement supportée (Exchange Online, Sharepoint Online, OneDrive, etc.)

OFFICE 2016 POUR WINDOWS

Fin du support standard :

• Les nouvelles mises à jour de sécurité demeurent gratuites;
• Les nouvelles mises à jour non liées à la sécurité doivent être payées;
• Toute assistance de la part de Microsoft doit être payée;
• La connectivité aux services Office 365 demeure supportée jusqu’en octobre 2023.

OFFICE 2016 POUR MAC

Fin des mises à jour de sécurité étendues et du support de la connectivité aux services Office 365 :

• Aucune nouvelle mise à jour de sécurité;
• Aucune nouvelle mise à jour non liée à la sécurité;
• Aucune mise à jour du contenu technique en ligne;
• Fin de l’assistance offerte par Microsoft, autant gratuite que payante;
• La connectivité aux services Office 365 n’est plus officiellement supportée (Exchange Online, Sharepoint Online, OneDrive, etc.)

Pour plus d’information à ce sujet, n’hésitez pas à nous contacter ou à consulter la Grille du support de la configuration d’Office.

La période des Fêtes arrive à grands pas avec son lot de joie et rassemblements familiaux. Toutefois, si vous êtes mal préparés, ce moment peut également causer de l’incertitude et de la frustration chez vos clients.

Certains clients, plus prévoyants, se demanderont d’avance si vos produits et services seront disponibles durant cette période afin de planifier en conséquence. D’autres tenteront de vous contacter ou de vous visiter durant votre congé pour adresser des besoins urgents et se demanderont à quel moment vous serez en mesure d’adresser leurs requêtes. S’ils n’ont aucun moyen de répondre à cette question, vous risquez la catastrophe!

Pour limiter ce risque, vous trouverez ci-dessous une liste de 6 actions pour vous assurer que vos clients et partenaires soient bien informés de votre horaire des Fêtes. Vous pourrez ainsi avoir l’esprit tranquille et éviter de fâcheux malentendus.

Affichez votre horaire des Fêtes sur votre site web

Cela peut sembler évident, mais il est surprenant de constater le nombre d’entreprises qui oublient d’afficher leur horaire des Fêtes sur leur site web. Plusieurs de vos clients actuels et potentiels consulteront votre site web afin de vérifier si vous serez ouverts durant les journées où ils prévoient avoir besoin de vous. Ne les décevez pas!

Définissez votre horaire spécial avec Google Mon Entreprise

Si vous n’avez entrepris aucune action auprès de Google afin de préciser votre horaire spécial des Fêtes, les résultats de recherche présenteront vos heures d’ouverture régulières pour la journée en avertissant qu’elles peuvent être différentes. Pour les jours n’étant pas officiellement fériés, vos heures d’ouverture régulières seront affichées sans aucun avertissement. Que vos heures d’ouverture demeurent les mêmes durant les jours fériés ou non, le fait de définir votre horaire spécial permettra d’éviter toute ambiguïté et de limiter les appels que vous recevrez à ce sujet. Pour ce faire, vous n’avez qu’à suivre cette procédure officielle de Google pour définir votre horaire spécial à partir de Google Mon Entreprise.

Configurez la réception automatisée de votre système téléphonique

Si votre organisation dispose d’un système téléphonique doté d’une réception automatisée, il est important de configurer vos horaires spéciaux afin que les enregistrements vocaux appropriés soient entendus en fonction de votre horaire spécial. Nous vous invitons à contacter notre centre de services aussitôt que possible pour effectuer cette modification et éviter tout désagrément, car nous recevons chaque année un nombre important de demandes à ce sujet à l’approche de la période des Fêtes!

Personnalisez vos boites vocales

Si vos employés disposent de boites vocales personnelles et qu’ils seront absents en dehors des jours fériés officiels, il est préférable qu’ils modifient le message de leur boite vocale afin de préciser la date de leur retour. De cette façon, les personnes qui tenteront de les contacter auront des attentes plus réalistes relativement au temps de réponse et pourront prendre les dispositions appropriées durant ce délai.

Configurez votre client de messagerie électronique

Dans la même lignée que pour les boites vocales de votre personnel, il peut être utile de mettre en place des réponses automatiques dans votre client de messagerie électronique, tel que Microsoft Outlook. De cette façon, chaque fois que vous recevrez un message durant la durée d’absence définie, l’expéditeur recevra automatiquement un message automatisé dans lequel vous pourrez mentionner la date de votre retour et/ou les coordonnées d’une autre personne à contacter. Nous vous invitons à vous référer à la procédure officielle de Microsoft pour configurer le Gestionnaire d’absence du bureau de Microsoft Outlook ou encore à nous contacter si vous souhaitez obtenir de l’assistance dans la mise en place de vos réponses automatiques pour la période des Fêtes.

Personnalisez vos signatures électroniques

La signature électronique automatiquement incluse dans tous les courriels que vous envoyez est un moyen intéressant de souhaiter de joyeuses Fêtes à vos clients et partenaires, en plus de les informer de votre horaire des Fêtes. Vous pouvez le faire de façon créative avec des images, de façon simple et textuelle si votre horaire est plutôt simple, ou encore en profiter pour inclure un lien afin de les attirer vers votre site web. Qui sait, peut-être qu’ils en profiteront pour découvrir d’autres produits et services de votre entreprise?

Nous vous invitons à suivre la procédure officielle de Microsoft afin de créer et ajouter une signature à des messages à partir de Microsoft Outlook, ou à nous contacter si vous souhaitez obtenir de l’assistance pour effectuer cette configuration.

Si vous avez un certain nombre d’employés et que vous souhaitez simplifier la configuration de vos signatures électroniques Outlook en plus d’en assurer l’uniformité, c’est avec grand plaisir que nous vous accompagnerons dans l’acquisition et la mise en place de Symprex Email Signature Manager. Ce logiciel s’installe sur votre serveur et permet d’effectuer la gestion centralisée des signatures électroniques de l’ensemble de vos employés, et ce, même sur leurs appareils mobiles!

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N’hésitez pas à contacter notre centre de services si vous souhaitez obtenir de l’assistance pour réaliser les suggestions ci-dessus.

Toute l’équipe d’Androïde vous remercie pour votre confiance et vous souhaite un excellent temps des Fêtes, ainsi qu’une nouvelle année des plus prospères!